آشنایی با سامانه جامع اداری و مالی
از خصوصیات مهم سیستم مکاتبات، تسهیل ارتباطات مکتوب سازمان هایی با گستردگی جغرافیایی، ارتباط با مخاطبین سازمان از طریق پورتال های سازمان و همچنین ارتباط با سایر سازمان ها می باشد:
با یک تعریف کلی، روند مکانیزاسیون سازمان مستلزم زیرساختی برای پوشش گردش یکپارچه مستندات با ماهیت های متفاوت می باشد. سیستم مکاتبات، با توجه به بهره گیری از امکانات گسترده و زیرمجموعه های متعدد از یک سو و ارتباط یکپارچه با سایر نرم افزارهای مجموعه دیدگاه و مولد پورتال همگام از سوی دیگر، به عنوان زیرساخت اتوماسیون اداری و در نگاهی گسترده تر، زیرساخت مکانیزاسیون سازمان مطرح می باشد.
طراحی یکپارچه و پشتیبانی از عملیات و مستندات مختلف سازمانی از جمله نامه های اداری، فرم های پویا، فکس ها، نامه های پست الکترونیک، پیشنویس ها، مستندات اداری و مالی و تعاملات شخصی در کنار هم و همچنین امکانات گردش کار و انتساب مستندات مختلف به چرخه های از پیش تعیین شده از سوی دیگر، مجموعه مکاتبات را به یک زیرساخت قوی و کامل برای رفع کلیه نیازهای سازمان مبدل می کند.
اهداف پیاده سازی و به کارگیری سیستم اتوماسیون
- افزایش سرعت و دقت در پاسخ گویی به مراجعان و صرفه جویی در زمان آنان
- بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه نامه و پی گیری پاسخ آن
- ساماندهی و بهینه سازی گردش مکاتبات در سازمان
- به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان
- ایجاد روش های صحیح و استاندارد گردش کارها در سازمان و پی گیری بهبود مستمر آن ها
- افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
- دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده
- افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه گیری فعالیت ها
- ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه
ویژگی های اصلی سیستم اتوماسیون اداری
- تعریف ساختار سازمانی و پست ها
- تعریف و گروه بندی پرونده های عمومی, موضوعات نامه ها و بایگانی
- ثبت نامه های وارده پستی, نمابر و تصویر برداری از فیزیک نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه
- تعریف کارتابل بر اساس پست های سازمانی با امکان تعریف چند پست موقت برای یک شخص
- توزیع نامه از طریق کارتابل در داخل سازمان به پست ها
- مشترک کردن پرونده های شخصی در فاصله زمانی و محدود کردن موضوعات قابل دسترس
- طبقه بندی کارهای ارجاع شده به دیگران و پی گیری آنها براساس موضوعات مختلف ارجاع و ارسال یادآوری برای انجام دهنده یا انجام دهندگان آن
- تعیین جانشین در محدوده زمانی با اعلام قبلی به ارسال کنندگان یا دریافت کنندگان نامه و کار
- ایجاد مکاتبات داخلی در سیستم به منظور ارجاع کار به دیگر همکاران یا پاسخ به کار ارجاع شده
- ایجاد نامه های صادره و ارسال به خارج از سازمان از طریق پست الکترونیک، نمابر و یا ارسال فیزیک نامه و درج اطلاعات دریافت کننده نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه
- تعریف الگوهای گردش مکاتبات وارده در داخل سازمان و تعیین استانداردهای زمانی پاسخ گویی و کنترل گردش مکاتبات براساس الگوهای تعریف شده
- برنامه ریزی جلسات و اعلام زمان های آن قبل از برگزاری جلسه با امکان تعیین محل و کنترل خودکار به منظور جلوگیری از تداخل زمان ها
- ارسال پیام به اشخاص, گروه ها و واحدهای سازمانی با استفاده از صندوق پست الکترونیکی
- تعریف مکان های بایگانی و نگه داری مکاتبات با موضوعات طبقه بندی موردنظر کاربر و کنترل ورود و خروج مکاتبات و ردیابی محل فیزیکی مکاتبات در گردش
- برقراری ارتباط بین دبیرخانه سازمان ها از طریق ارسال و دریافت الکترونیکی نامه ها در سازمان هایی که دارای سیستم اتوماسیون اداری هستند.
- جست و جوی کلمات در متن نامه های تایپ شده
- وجود گیشه مکاتبات برای کاهش مراجعات حضوری ارباب رجوع برای ارایه نامه و پی گیری آن
- پیگیری مکاتبات، ثبت شکایات، پیشنهادها و ارتباط مستقیم با مدیر عامل سازمان از طریق گیشه مکاتبات
